administratiekantoor Archives - Pagina 45 van 47 -

Vaste kostenvergoedingen; regels en voorwaarden

Bijna alle werknemers maken kosten. Wilt u deze vergoeden, dan heeft u de keuze tussen vergoeden op declaratiebasis of op basis van een vaste vergoeding.

Veel werkgevers kiezen voor het laatste, aangezien dit een hoop administratief werk scheelt. Let echter op, de Belastingdienst kijkt over uw schouder mee of u zich aan de voorwaarden houdt!

Kosten die een werknemer maakt in het kader van zijn dienstbetrekking (de zogenoemde ‘beroepskosten’) zijn sinds 2001 niet meer aftrekbaar in de inkomstenbelasting. Daar staat tegenover dat werkgevers best veel mogelijkheden hebben om deze kosten in de loonbelasting (onbelast) te vergoeden. Hoofdregels is dat vergoedingen voor kosten die een werknemer maakt onbelast blijven als deze dienen ter bestrijding van kosten die de werknemer voor de verwerving van zijn loon maakt en deze kosten binnen de grenzen van de redelijkheid noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Simpel gezegd, de kosten moeten zakelijk te verantwoorden zijn. Daarnaast moeten er ook daadwerkelijk kosten zijn gemaakt, anders valt er niets te vergoeden.

Tip

Leg van tevoren de kostenvergoedingen die u aan uw werknemer wilt geven vast in het contract. Een kostenvergoeding moet naast het normale loon worden verstrekt. U kunt dus niet achteraf stellen dat van het salaris bijvoorbeeld € 200 als kostenvergoeding moet worden aangemerkt.

Maak keuze

U kunt kiezen om de kosten die uw werknemer maakt op declaratiebasis te vergoeden of in de vorm van een vaste vergoeding. In beide situaties moet duidelijk zijn waar de vergoeding betrekking op heeft. Verstrekt u vergoedingen op declaratiebasis, dan moet u alle bonnetjes en nota’s bewaren. Bij een vaste kostenvergoeding hoeft dat niet. Een ander voordeel van de vaste vergoeding is dat gelijkheid kan worden gecreëerd tussen al uw werknemers die een vergelijkbare functie hebben. Zij ontvangen namelijk allemaal hetzelfde bedrag voor bijvoorbeeld kosten van vakliteratuur. De term ‘vaste vergoeding’ betekent overigens niet dat de vergoeding nooit mag veranderen. U kunt bijvoorbeeld een vaste vergoeding afspreken voor een bepaald project of voor een bepaalde periode. Nadeel van een vaste vergoeding is wel dat sommige werknemers tekort worden gedaan, omdat de vaste vergoeding niet hun kostenniveau dekt.

De bewijslast dat de vaste kostenvergoeding dient ter bestrijding van zakelijke kosten ligt bij u! Kunt u dit niet aantonen, dan heeft u een probleem. In het ergste geval zult u over het deel van de vergoeding waar geen kosten tegenover staan alsnog loonbelasting en premies werknemersverzekeringen moeten afdragen.

Vooraf specificeren

Kiest u voor het gemak van een vaste vergoeding houd dan in de gaten dat u deze alleen onbelast voor de loonheffing kunt verstrekken als er een duidelijke onderbouwing aanwezig is. Let erop dat uw onderbouwing gespecificeerd is naar:
• de aard van de kosten; en
• de veronderstelde omvang.

Een vaste kostenvergoeding hoeft niet te zijn afgestemd op de door een individuele werknemer te maken kosten. U mag deze kostenvergoeding afstemmen op de door een groep van werknemers gemiddeld te maken kosten. Deze groep kan bijvoorbeeld bestaan uit alle werknemers met dezelfde functie binnen het bedrijf. Let er wel op dat een vaste kostenvergoeding vóóraf moet zijn gespecificeerd. Doet u dit niet, dan is de vaste vergoeding geheel belast! Dit heeft de Hoge Raad begin van dit jaar nogmaals benadrukt. In een ander arrest van maart 2008 besliste de Hoge Raad overigens dat een cao waarin een specificatie van een vaste kostenvergoeding naar aard en veronderstelde omvang is opgenomen ook als een correcte onderbouwing kan gelden. Neemt u een cao als basis voor uw onderbouwing houdt u dan wel in de gaten dat u nog steeds aannemelijk moet maken dat de kostenvergoeding niet te hoog is. Met andere woorden, de bewijslast blijft bij u liggen!

Steekproef

Als u vaste kostenvergoedingen verstrekt, moet u er altijd rekening mee houden dat de Belastingdienst bij u kan aankloppen met het verzoek een steekproef onder uw werknemers te houden. In de praktijk betekent dit dat de inspecteur van een groep werknemers – die allemaal dezelfde vaste kostenvergoeding ontvangen – verlangt dat zij voor een bepaalde periode precies bijhouden welke kosten zij maken. Als de Belastingdienst om een steekproef vraagt, doet u er verstandig aan zowel over de omvang van de steekproef als over de eventuele gevolgen afspraken te maken. Zo wilt u natuurlijk wel weten of de steekproef ook terugwerkende kracht mag hebben.

Niet regelmatig terugkerende kosten

Een vaste vergoeding is bij uitstek geschikt om vaste, per periode terugkerende kosten te vergoeden, denk aan telefoonkosten, kosten van contributies, kosten voor vakliteratuur en representatiekosten. Kenmerk van vaste vergoedingen is dat deze vaak niet terug zijn te leiden naar de periode waarin de kosten zijn gemaakt. Dat hoeft ook niet, zolang het gemiddelde per maand maar overeenkomt met de hoogte van de vergoeding. Tot voor kort was het zo dat alleen variabele kosten die regelmatig terugkeerden in een vaste onkostenvergoeding konden worden opgenomen. Sinds een uitspraak van de Hoge Raad in mei 2008 is dit vereiste vervallen. Ook kosten die niet regelmatig terugkeren kunnen in een vaste kostenvergoeding worden opgenomen.

Ziekte

Voorwaarde is wel dat het aannemelijk is dat deze kosten zich jaarlijks tot de veronderstelde omvang zullen voordoen. Overigens kunt u voor bepaalde kostensoorten nooit een vaste vergoeding geven, bijvoorbeeld voor de zakelijke reizen met de privéauto van de werknemer. U kunt hiervoor wel gedurende het jaar een ‘vaste’ vergoeding op voorschotbasis verstrekken, maar achteraf zal er toch een eindafrekening moeten plaatsvinden (gebaseerd op € 0,19 per kilometer). Is uw werknemer ziek, dan is het standpunt van de Belastingdienst dat u de vaste vergoeding nog gedurende de maand volgende op die waarin de werknemer ziek is geworden mag doorbetalen.

Advies

Wilt u vaste kostenvergoedingen invoeren, maak dan vooraf afspraken met de Belastingdienst. Hiermee kunt u discussies achteraf voorkomen. Vergeet hierbij vooral niet om afspraken te maken over de indexatie van de hoogte van de vergoedingen. Dit is vooral van belang als u voor een langere periode kostenvergoedingen verstrekt.

Inkeerregeling zorgt voor topdrukte fiscus

Sinds bekend is dat de FIOD strenger gaat controleren bij bekende belastingparadijzen, geven veel meer mensen hun geheime spaarrekening op bij de Belastingdienst.

Staatssecretaris De Jager van Financiën kondigde op 13 maart jl. aan de fiscale opsporingsdienst FIOD wordt ingezegt bij belastingparadijzen. Zwitserland, Liechtenstein en Luxemburg lieten weten soepeler om te gaan met hun bankgeheim. Sindsdien is het topdrukte bij de Belastingdienst met spaarders die gebruik willen maken van de zogenaamde ‘Inkeerregeling.’

Inkeerregeling De Belastingdienst meldt dat er voorheen dagelijks slechts twee mensen gebruik maakten van de Inkeerregeling, waar het er tegenwoordig twintig zijn. Mensen die hun rekening opgeven, hoeven geen boete te betalen. Ze worden niet vervolgd. Sinds de invoering van de Inkeerregeling in 2001 heeft de fiscus zo 181 miljoen euro geïnd.

Bron: Ministerie van Financiën

Splitsing van voorbelasting kan ook op basis van objectief en nauwkeurig vast te stellen werkelijk gebruik van gedeelte van pand

Hof Arnhem heeft onlangs een uitspraak gedaan over de splitsing van voorbelasting door een bv, waarin zowel belaste (makelaars)activiteiten als onbelaste (assurantebemiddelings)-activiteiten werden verricht. Bij de berekening van de aftrek van voorbelasting wordt doorgaans een splitsing gemaakt op basis van de omzetverhouding (pro-ratamethode). Hiervan wordt echter afgeweken als splitsing op basis van werkelijk gebruik – bijvoorbeeld aan de hand van m2 of m3 van het pand – een zuiverder uitkomst geeft. De vaststelling van het werkelijk gebruik moet berusten op objectief en nauwkeurig vast te stellen gegevens, zo blijkt uit een arrest van de Hoge Raad uit 2006. Hof Arnhem oordeelde onlangs dat het daarbij niet noodzakelijk is dat het gebruik van de gehele onroerende zaak voor elk van beide soorten (belaste en onbelaste) activiteiten objectief en nauwkeurig kan worden bepaald, maar dat het voldoende kan zijn dat dit voor een gedeelte van het pand kan worden bepaald.

Volledig bericht

Als een ondernemer vrijgestelde prestaties verricht, kan de ondernemer in beginsel een deel van de voorbelasting niet in aftrek brengen. Voor welk deel recht op aftrek van voorbelasting bestaat, wordt doorgaans bepaald aan de hand van de omzetverhouding (pro-ratamethode). Hiervan wordt echter afgeweken als splitsing op basis van werkelijk gebruik, bijvoorbeeld aan de hand van m2 of m3 van een pand, een zuiverder uitkomst geeft. Degene die de splitsing naar werkelijk gebruik wil toepassen – ondernemer of inspecteur – heeft de bewijslast. In 2006 oordeelde de Hoge Raad dat de vaststelling van het werkelijk gebruik moet berusten op objectief en nauwkeurig vast te stellen gegevens. Hof Arnhem oordeelde onlangs dat het daarbij niet noodzakelijk is dat het gebruik van de gehele onroerende zaak voor elk van beide soorten (belaste en onbelaste) activiteiten objectief en nauwkeurig kan worden bepaald, maar dat het voldoende kan zijn indien dit voor een gedeelte van het pand kan worden bepaald.

In deze procedure ging het om een bv, waarin een makelaars- annex assurantiebemiddelingskantoor werd geëxploiteerd. De assurantiebemiddelingsactiviteiten zijn vrijgesteld van btw. De makelaarsactiviteiten daarentegen zijn wel belaste activiteiten. In 1999 kocht de bv een pand dat vervolgens is gesloopt, waarna een nieuw pand is gebouwd, dat in 2004 in gebruik is genomen. De bv heeft de in aftrek te brengen voorbelasting op het pand gesplitst naar het werkelijk gebruik. Daarbij had zij het werkelijk gebruik vastgesteld aan de hand van de kamers waar ofwel vrijgestelde ofwel belaste prestaties werden verricht. Voor de toerekening van het kantoorgedeelte dat in gemengd gebruik was voor makelaars- en assurantieactiviteiten, werd de omzetverhouding gebruikt. Uiteindelijk kwam de bv uit op een verhouding 72% aftrekbare en 28% niet-aftrekbare voorbelasting.

De inspecteur was het hier niet mee eens en kreeg gelijk van Rechtbank Arnhem. De rechtbank gaf als argument dat slechts een beperkt deel van de oppervlakte van het pand objectief en nauwkeurig kon worden toegerekend aan de belaste makelaars- en de vrijgestelde assurantieactiviteiten, terwijl dat voor meer dan de helft van de oppervlakte niet mogelijk was vanwege het gemengd gebruik. De rechtbank concludeerde op basis van het arrest van de Hoge Raad uit 2006 dat een beoordeling per ruimte in plaats van per onroerende zaak niet mogelijk was.

In hoger beroep oordeelde Hof Arnhem echter anders. Volgens het hof was het in de onderhavige situatie wel degelijk mogelijk om objectief en nauwkeurig te bepalen dat het werkelijk gebruik van de kamers in het pand voor belaste en vrijgestelde activiteiten niet overeenkwam met de omzetverhouding. In het arrest van de Hoge Raad was sprake van een andere situatie, namelijk een pand waarin belaste en vrijgestelde prestaties werden verricht, die niet uitsluitend waren toe te rekenen aan specifieke ruimten. In de onderhavige zaak was dat wel het geval. Het hof vond dat de bv had aangetoond dat het aftrekrecht op basis van werkelijk gebruik niet overeenkwam met het aftrekrecht op basis van omzetverhouding.

Het hof voegde hieraan toe dat het niet noodzakelijk is dat het gebruik van het gehele pand voor elk van beide soorten activiteiten afzonderlijk objectief en nauwkeurig kan worden bepaald. De toerekening op basis van het werkelijk gebruik is ook mogelijk voor enkele objectief en nauwkeurig te onderscheiden gedeelten van het pand, terwijl het gebruik van andere gedeelten niet objectief en nauwkeurig kan worden toegerekend aan de te onderscheiden soorten prestaties waarvoor de pro-ratamethode geldt. Voor dit oordeel verwees het hof naar enkele eerdere arresten van de Hoge Raad uit 2000 en 2001. Het hoger beroep van de bv werd gegrond verklaard. De inspecteur heeft nog de mogelijkheid om de zaak voor te leggen aan de Hoge Raad.

Bron: Hof Arnhem, 3-3-2009, nr. 07/00372 (gepubliceerd 12-3-2009).

Vereenvoudigde regeling voor personeel aan huis?

Een particulier kan zijn huishoudelijke taken laten verrichten door een dienstverlener. Het gaat dan om huishoudelijke taken die hij anders zelf zou doen, zoals schoonmaken van de woning, wassen en strijken, koken en afwassen, oppassen op de kinderen, uitlaten van de hond, onderhouden van de tuin enz. Als hij iemand op maximaal drie dagen per week inhuurt voor huishoudelijk werk, dan geldt de regeling ‘dienstverlening aan huis’ en is hij vrijgesteld van het inhouden en afdragen van loonheffingen. Komt iemand echter op vier dagen of meer per week voor u werken, dan moet u loonheffingen inhouden en afdragen. Er geldt dan wel een vereenvoudigde regeling.
Vereenvoudigde regeling
De vereenvoudigde regeling voor personeel aan huis wijkt op een aantal punten af van de voorschriften voor werkgevers van bedrijfspersoneel. Deze regeling houdt in dat als de loonadministratie niet geautomatiseerd wordt gedaan, het vereenvoudigde model van de loonstaat mag worden gebruiken. Deze is te downloaden op de website van de Belastingdienst. Bovendien hoeft er maar eenmaal per jaar aangifte te worden gedaan.

Personeel aan huis is ook verzekerd voor de werknemersverzekeringen. Dit zijn de Werkloosheidswet (WW), de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO) en de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). De particulier moet ook de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) inhouden en afdragen. Hij is bovendien verplicht de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw te vergoeden aan zijn personeel aan huis. Voor de vereenvoudigde regeling moet hij verder rekening houden met een aantal administratieve verplichtingen.

Zo moet hij zich aanmelden als werkgever, moet hij de identiteit van de dienstverlener vaststellen en de gegevens doorgeven aan de Belastingdienst. Bovendien moet hij een loonadministratie voeren en een loonstaat aanleggen. Daarnaast moet hij loonheffingen berekenen, inhouden en afdragen. Aan het einde van het jaar vult hij de jaaropgaaf in en verstrekt die aan het personeel.

Bron: De SalarisAdviseur >>

Pensioenaanspraak wordt ook bij gedeeltelijke overdracht aan bv volledig belast

Indien u via uw werkgever pensioen opbouwt, wordt deze opgebouwde aanspraak niet als loon beschouwd, maar betaalt u pas belasting over het pensioen dat later wordt uitgekeerd. Deze zogenoemde omkeerregel vervalt als niet meer wordt voldaan aan de wettelijke voorwaarden. Eén van de voorwaarden is dat de pensioenverplichting moet zijn ondergebracht bij een toegelaten verzekeraar. De overdracht van een gedeelte van een pensioenaanspraak van een toegelaten verzekeraar aan een bv leidt tot belasting van de volledige pensioenaanspraak. Tot dit oordeel kwam de Hoge Raad in een recent arrest.

Volledig bericht

Indien u via uw werkgever pensioen opbouwt, wordt deze opgebouwde aanspraak niet als loon beschouwd, maar betaalt u pas belasting over het pensioen dat later wordt uitgekeerd. Dit is de zogenoemde omkeerregel. Om deze regel toe te passen, moet de pensioenaanspraak berusten op een pensioenregeling die voldoet aan de voorwaarden in de wet. Onder een pensioenregeling wordt – kort gezegd – verstaan een regeling:

die als doel heeft een inkomensvoorziening te treffen voor de (gewezen) werknemer of diens nabestaanden, of bij arbeidsongeschiktheid; en
waarin is bepaald dat de aanspraken niet kunnen worden afgekocht, vervreemd of prijsgegeven, of voorwerp van zekerheid kunnen worden; en
waarvan als verzekeraar optreedt een zogenoemde toegelaten verzekeraar, dat wil zeggen een lichaam of natuurlijk persoon, zoals omschreven in de wet.
Indien wordt voldaan aan deze voorwaarden kan de omkeerregel worden toegepast. Dit geldt echter alleen “voor zover die regeling blijft binnen de [… vastgestelde begrenzingen” en daarmee een zuivere pensioenregeling is.

In een procedure die tot de Hoge Raad is gevoerd, moest die laatste toevoeging in de wet worden uitgelegd. Dit was namelijk relevant voor de vraag of de gedeeltelijke overdracht van een pensioenverplichting kon leiden tot het belasten van de totale pensioenaanspraak.

In de onderhavige zaak ging het om een pensioentoezegging van een bv aan een vrouw. De echtgenoot van de vrouw was de enig aandeelhouder van de bv. De pensioentoezegging was tot 1 december 2002 volledig verzekerd bij een toegelaten verzekeraar. Per die datum bedroeg de waarde van de pensioenaanspraak € 120.076. In 2002 is een bedrag van € 36.020 (de waarde van de pensioenaanspraak tot 1 januari 1995) aan de bv overgedragen met de bedoeling dat de bv dit deel van het pensioen in eigen beheer zou gaan uitvoeren. De inspecteur rekende vervolgens de gehele pensioenaanspraak tot het loon bij het vaststellen van de aanslag inkomstenbelasting van de vrouw over 2002. Die was het daar niet mee eens en ging in beroep bij Rechtbank Arnhem.

Bij de overgang van (een deel van) een pensioenaanspraak naar een niet-toegelaten verzekeraar – zoals in deze procedure het geval was – is de hoofdregel dat de aanspraak dan wordt aangemerkt als loon uit vroegere dienstbetrekking, waarover belasting is verschuldigd. Voor de rechtbank was ten eerste in geschil of in dit geval een overgangsregeling van toepassing was, waardoor de (gedeeltelijke) overdracht van de pensioenverplichting niet zou kunnen worden belast. Deze overgangsregeling houdt – kort gezegd – in dat voor pensioenaanspraken die op 31 december 1994 bestonden, het vereiste van toegelaten verzekeraar niet van toepassing is. De vrouw was van mening dat zij op grond van de letterlijke tekst van de wet in aanmerking kwam voor de overgangsregeling.

De rechtbank was het hier niet mee eens en beriep zich daarbij op de strekking van de wet, die bleek uit de wetsgeschiedenis. Daarin was opgemerkt dat de hiervoor genoemde hoofdregel onverkort van toepassing is, als zich een oneigenlijke handeling – zoals de overgang naar een niet-toegelaten verzekeraar – voordoet. De rechtbank kon zich beroepen op de strekking van deze wetsbepaling, aangezien de Hoge Raad al in 2005 had geoordeeld dat de strekking van die bepaling prevaleert boven haar letterlijke betekenis. De rechtbank concludeerde dat de overgangsregeling niet van toepassing was.

Vervolgens moest de rechtbank nog een oordeel geven over de tweede stelling van de vrouw, namelijk dat – als de overgangsregeling niet van toepassing was – dan slechts het overgedragen deel van de pensioenaanspraak kon worden belast. Volgens de vrouw is sprake van een zuivere pensioenregeling, “voor zover” aan alle hiervoor genoemde voorwaarden is voldaan, inclusief de eis van de toegelaten verzekeraar. Dit houdt volgens haar in dat de sanctie bij de overgang van een pensioenaanspraak naar een niet-toegelaten verzekeraar ook alleen geldt voor het deel dat niet is ondergebracht bij een toegelaten verzekeraar.

De rechtbank oordeelde dat de vrouw de toepasselijke wetsbepaling niet juist had gelezen. De term “voor zover” heeft uitsluitend betrekking op de “begrenzingen” van het pensioen, dat wil zeggen de toegestane hoogte van het pensioen, aldus de rechtbank. Een splitsing van de pensioenaanspraak, in welke vorm dan ook, is niet aan de orde. Ook bij een gedeeltelijke overdracht van het pensioen aan een niet-toegelaten verzekeraar volgt de sanctie van belasting over de volledige aanspraak. De vrouw kon zich niet vinden in de uitspraak en ging in cassatie bij de Hoge Raad.

Voor de Hoge Raad was alleen de tweede stelling nog in geschil, maar ook daar kreeg de vrouw geen gelijk. Hoewel de wettekst en de toelichting van de wetgever volgens de Hoge Raad geen volledige duidelijkheid geven over de reikwijdte van de term “begrenzingen”, blijkt uit de wetssystematiek en de wetsgeschiedenis dat deze term alleen betrekking heeft op de voorwaarden van de verschillende pensioenvormen (zoals ouderdoms- en nabestaandenpensi oen). Er zijn geen aanknopingspunten voor een ruimere uitleg. Bovendien strookte de uitleg van de vrouw niet met de duidelijke wettekst en wetsgeschiedenis van de sanctiebepaling. Het cassatieberoep werd ongegrond verklaard, waardoor de volledige pensioenaanspraak van € 120.076 tot het loon werd gerekend en in het belastbare inkomen uit werk en woning werd begrepen.

Bron: Hoge Raad, 13-3-2009, nr. 07/10142.