consultancy Archives -

Het belang van een correcte loonadministratie

Hof Den Haag heeft onlangs uitspraak gedaan over een situatie waarin de loonadministratie van een werkgever niet voldeed aan de wettelijke voorwaarden.

Hof Den Haag heeft onlangs uitspraak gedaan over een situatie waarin de loonadministratie van een werkgever niet voldeed aan de wettelijke voorwaarden. Voor een aantal werknemers had de werkgever verzuimd de identiteit vast te stellen aan de hand van een voorgeschreven document. Volgens het hof had de belastingdienst dan ook terecht een naheffingsaanslag opgelegd tegen het anoniementarief (52%) en de bewijslast omgekeerd. De werkgever kon vervolgens niet aantonen dat de vereiste documenten wel in de administratie aanwezig waren. De conclusie van het hof is niet opmerkelijk, maar bevestigt weer eens dat het niet op orde hebben van de loonadministratie een aanzienlijk risico met zich brengt.

Volledig bericht

Hof Den Haag heeft onlangs uitspraak gedaan over een situatie waarin de loonadministratie van een werkgever niet voldeed aan de wettelijke voorwaarden. Voor een aantal werknemers had de werkgever verzuimd de identiteit vast te stellen aan de hand van een voorgeschreven document. Volgens het hof heeft de belastingdienst dan ook terecht een naheffingsaanslag opgelegd tegen het anoniementarief van 52% en de bewijslast omgekeerd. De discussie zag met name op de vraag of alsnog kon worden aangetoond dat de vereiste documenten wel in de administratie aanwezig waren. Hierin slaagde de werkgever niet. De conclusie van het hof is niet opmerkelijk, maar bevestigt weer eens dat het niet op orde hebben van de loonadministratie een aanzienlijk risico met zich brengt.

Werkgevers dienen in de loonadministratie van elke werknemer in ieder geval een kopie van het identiteitsbewijs en een volledig ingevulde en ondertekende gegevensopgaaf loonheffingen (de vroegere loonbelastingverklaring) op te nemen. Ten aanzien van het identiteitsbewijs is daarbij van belang dat goed wordt gecontroleerd of het document echt is, of dit geldig is op het moment van indiensttreding en is voorzien van de handtekening van de werknemer. Voor de controle op de echtheid van het identiteitsbewijs is het van groot belang dat de werkgever zelf de kopie maakt en niet volstaat met het opvragen van een kopie bij de werknemer.

Naast de genoemde documenten die verplicht in de loonadministratie moeten worden opgenomen, zijn verder documenten vereist voor een aantal specifieke situaties. Voor werknemers die in een auto van de zaak rijden en de ‘verklaring geen privégebruik’ bij de belastingdienst hebben aangevraagd, dient de werkgever een kopie van deze verklaring in de administratie op te nemen. Hetzelfde geldt voor de verklaring arbeidsrelatie (VAR) voor personen die werkzaamheden als zelfstandige verrichten. Alleen indien u als opdrachtgever een kopie van een geldige VAR-winst uit onderneming of VAR-inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap van de zelfstandige kunt overleggen, tezamen met een kopie van een geldig identiteitsbewijs, bent u als opdrachtgever gevrijwaard van het inhouden en afdragen van loonheffingen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

Bron: Hof Den Haag, 20-2-2009, nr. 08/00010

Tijdelijke verruiming WBSO

Het kabinet stelt zowel in 2009 als in 2010 € 150 miljoen beschikbaar voor tijdelijke intensivering van de afdrachtvermindering S&O, meldt staatssecretaris De Jager (Financiën).

De afdrachtvermindering S&O is een reeds bestaande maatregel in de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie volksverzekeringen die breed bekend is en gewaardeerd wordt door het bedrijfsleven. De intensivering betekent dat een verruiming van de vermindering van de te betalen loonbelasting kan plaatsvinden voor bedrijven die personeel in dienst hebben die zich bezighouden met bepaalde S&O-projecten.

Deze verruiming is als volgt in het fiscaal stimuleringspakket vormgegeven. Enerzijds wordt de loongrens verlengd waarvoor het hoogste afdrachtverminderingspercentage geldt en het maximale bedrag aan afdrachtvermindering (het plafond) verhoogd. Anderzijds worden de percentages afdrachtvermindering van de eerste en tweede schijf verhoogd. De eerste twee voorgestelde wettelijke maatregelen (de loongrens en het plafond) zijn opgenomen in het fiscale stimuleringspakket. De laatste twee wijzigingen vinden plaats bij ministeriële regeling. De vier maatregelen tezamen werken terug tot 1 januari 2009 en betekenen een belangrijke en evenwichtige impuls voor het speur- en ontwikkelingswerk, zowel voor het midden- en kleinbedrijf als voor grote ondernemingen.
Berperking administratie lasten
In de toelichting op de vierde nota van wijziging is aangegeven dat de uitvoeringsorganisaties SenterNovem en de Belastingdienst vooruitlopend op voornoemde wijzigingen genoodzaakt zijn om tijdig aan de wijzigingen uitvoering te geven. Hierdoor worden de administratieve lasten voor de betrokken ondernemers en genoemde uitvoeringsorganisaties zoveel mogelijk beperkt.
Aanvragen uiterlijk 15 mei indienen
In de toelichting is tevens aangegeven dat de uitvoering uiterlijk in de maand mei ter hand zou moeten worden genomen. Bij uitvoering van de maatregel in mei vloeit uit de samenhang tussen de afgifte van S&O verklaringen – die SenterNovem afgeeft – en de loonaangifte voort, dat de verklaring uiterlijk 15 mei moet zijn ingediend bij de Belastingdienst. Alleen dan kan de inhoudingsplichtige bij de loonaangifte over de maand mei rekening houden met de aangepaste S&O-verklaring. Bij een latere verzending is het niet meer mogelijk om de verruiming in mei te verrekenen met de te betalen loonbelasting. Bovendien is effectuering van terugwerkende kracht alleen mogelijk door inhoudingsplichtigen correctieberichten te laten indienen voor de verstreken loonaangiftetijdvakken januari – april 2009. De toename van het aantal correctieberichten als gevolg van een latere verzending van de S&O-verklaringen zou onverantwoorde uitvoeringsrisico’s in de loonaangifteketen tot gevolg hebben.

Uiterlijk 8 mei ontvangen 12.000 inhoudingsplichtigen een nieuwe S&O-verklaring
Om de ondernemers in de gelegenheid te stellen tijdig van deze maatregelen gebruik te maken, moeten op 8 mei a.s. bijna 12 000 nieuwe – door SenterNovem aan de voorgestelde maatregelen aangepaste – S&O-verklaringen bij de inhoudingsplichtige liggen. De intensivering van de afdrachtvermindering S&O beoogt snel een liquiditeitsvoordeel aan het bedrijfsleven te geven.

Het bedrijfsleven heeft de minister van Economische Zaken en mij daarbij verzocht om zo snel mogelijk helderheid te verschaffen. Gegeven de onverantwoorde uitvoeringsrisico’s bij het later verzenden van de S&O-verklaringen en mede in aanmerking genomen de uitkomsten van het Kamerdebat op 26 maart jl. over het aanvullend beleidsakkoord, waarin mij van de kant van Uw Kamer geen bezwaren zijn gebleken tegen de voorgenomen S&O-maatregelen, hebben de minister van Economische Zaken en ik aan SenterNovem en de Belastingdienst opdracht gegeven reeds voorbereidingen te treffen om uitvoering te geven aan de voorgenomen S&O-maatregelen.
SenterNovem heeft de opdracht gekregen de S&O-verklaringen aan te passen op zodanige wijze dat rekening wordt gehouden met de voorgestelde maatregelen in het crisispakket en zal deze nieuwe S&O verklaringen vanaf 27 april afgeven. De Belastingdienst is daarbij in staat om vanaf mei de loonaangiften met de nieuwe S&O-bedragen en de correcties over de voorgaande loonaangiftetijdvakken te verwerken.

Bron: Ministerie van Financiën

Nederlander 26.000 euro armer door crisis

Nederlanders zijn sinds het begin van de financiële crisis gemiddeld 26.000 euro armer geworden. In totaal is dat 325 miljard euro.

Nederlanders zijn sinds het begin van de financiële crisis gemiddeld 26.000 euro armer geworden. In totaal is dat 325 miljard euro. Dat blijkt uit berekeningen van PricewaterhouseCoopers (PwC), die de accountants- en adviesorganisatie maandag heeft bekendgemaakt.

De vermogensdaling komt vooral door de lagere pensioenopbouw, de daling van de huizenprijzen en de daling van de aandelenkoersen. Het vermogensverlies leidt op den duur ook tot minder uitgaven, aldus PwC.

Het vermogen in aandelen, pensioenen en huizenbezit is gezamenlijk met circa 13 procent afgenomen. Dat komt volgens PwC overeen met circa 56 procent van het bruto binnenlands product.

In maart berekende PwC al dat de gemiddelde Brit door de scherp gedaalde aandelenmarkten en de fors lagere huizenprijzen ongeveer 40.000 pond sterling (44.545 euro) armer is geworden dan voor het uitbreken van de crisis.

Bron: Financiële Telegraaf

Pas op voor inlenersaansprakelijkheid

Als u personeel inleent blijft de dienstbetrekking tussen de werknemer en de uitlener bestaan, ook al werkt de werknemer onder uw leiding of toezicht.

De uitlener is degene die loonheffingen moet afdragen. Doet hij dit niet, dan kan de fiscus bij u aankloppen. U kunt zich hiervoor vrijwaren door gebruik te maken van een g-rekening.

De uitlener is degene die loonheffingen moet afdragen. Doet hij dit niet, dan kan de fiscus bij u aankloppen. U kunt zich hiervoor vrijwaren door gebruik te maken van een g-rekening.
De Invorderingswet bevat een inlenersaansprakelijkheid voor inleners van arbeidskrachten. Dit betekent dat iedere inlener van rechtswege hoofdelijk aansprakelijk is voor de loonheffingen ter zake van het door hem ingeleende personeel en de btw die betrekking heeft op de aan hem gefactureerde bedragen. Voorwaarde is wel dat het gaat om werknemers die met instandhouding van de dienstbetrekking tot de uitlener aan de inlener ter beschikking worden gesteld om onder diens leiding of toezicht werkzaam te zijn.

In gebreke

U wordt als inlener natuurlijk niet zomaar aansprakelijk gesteld. De uitlener van personeel is de eerstverantwoordelijke die moet zorgen dat de loonheffing voor zijn personeel wordt betaald. Deze heeft immers het personeel dat aan het werk is officieel in dienst (weliswaar bij andere bedrijven, maar wel in dienst bij een van deze twee partijen).

Als de uitlener ongeacht de reden geen loonheffing betaalt, wordt de inlener als opdrachtgever door de Belastingdienst aansprakelijk gehouden voor de niet-betaalde loonheffing. Wordt u als inlener aansprakelijk gesteld, dan is het te laat om risicobeperkende maatregelen te nemen. Deze maatregelen moet u direct bij aanvang van de inlening van het personeel met de uitlener overeenkomen.

Tip

Check uw wederpartij goed voordat u personeel inleent. U doet er verstandig aan vóór de inlening bedrijfsinformatie op te vragen bij de Kamer van Koophandel

Risicobeperkende maatregelen

Ook al gaat u vooraf zeer nauwkeurig te werk bij het selecteren van uw uitleners, dan nog heeft u geen garantie dat er geen aansprakelijkstelling volgt. Wat kunt u doen om te voorkomen dat u aansprakelijk wordt gesteld? De wet bevat een wettelijke vrijwaringsmogelijkheid voor de inlener, namelijk de g-rekening.

Hoe werkt een g-rekening? De inlener stort een deel van de aan de uitlener verschuldigde aanneemsom op de g-rekening van de uitlener. Het deel dat op de g-rekening wordt gestort is gelijk aan het bedrag dat de uitlener in het kader van de opdracht aan loonheffing moet afdragen. Vanuit de g-rekening mag de uitlener vervolgens alleen geld overmaken naar de Belastingdienst om loonheffing te betalen.

G-rekening

Een g-rekening is een geblokkeerde rekening. Dit betekent dat de rekening niet, zoals bij een rekening-courantrekening, voor elke willekeurige betaling kan worden gebruikt. De g-rekening kan alleen worden gebruikt om betalingen te doen aan de Belastingdienst of aan een andere onderaannemer.

Voorwaarden

De inlener kan overigens slechts op de g-rekening jegens de uitlener bevrijdend betalen als beide partijen dit ook schriftelijk zijn overeengekomen. De g-rekening is een geblokkeerde bankrekening op naam van de uitlener waarop de Belastingdienst een zogenoemd eerste pandrecht heeft. De inlener verkrijgt de vrijwaring slechts voor zover hij op deze g-rekening heeft gestort. U moet het bedrag dus goed inschatten!

In de praktijk blijkt vaak dat de inlener te weinig heeft gestort. Dit wordt vaak veroorzaakt doordat de uitlener die zijn verplichtingen niet goed is nagekomen. Denk aan een slechte controle op de identiteitsbewijzen. Hierdoor is het anoniementarief van toepassing wat doorwerkt in de aansprakelijkstelling. Dit kan ertoe leiden dat het bedrag van de storting waarvan u aanvankelijk had gedacht dat de hoogte conform de regels van de loonbelasting was, toch te weinig is. Dit heeft tot gevolg dat u een bedrag moet bijbetalen!

Schaduwadministratie

Wilt u voorkomen dat u te maken krijgt met een aansprakelijkstelling tegen het anoniementarief, dan moet u een schaduwloonadministratie van het ingeleende personeel bijhouden. In dat geval kunt u een tariefmatiging van de Belastingdienst krijgen.

Dit houdt in dat u moet bijhouden welke werknemers op welke dagen bij u hebben gewerkt. U moet tevens alle belangrijke gegevens vastleggen, zoals, naam, adres, woonplaats, BSN, geboortedatum enzovoort. Ook moet u per project het aantal gewerkte uren per dag vastleggen. Daarnaast moet u ook zelf de identiteit van de ingeleende werknemers vaststellen. Deze laatste verplichting is niet alleen bedoeld om de tariefmatiging te verkrijgen, maar ook om te controleren of de inleenkracht wel gerechtigd is om in Nederland te werken (op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen).

Verklaring betalingsgedrag

U kunt als inlener – als de uitlener niet beschikt over een g-rekening – ook rechtsreeks naar de Belastingdienst bedragen overmaken om uw aansprakelijkheid te beperken, de zogenoemde ‘rechtstreekse storting’. Ook kan bij de Belastingdienst een verklaring over het betalingsgedrag worden opgevraagd. Op die verklaring geeft de Belastingdienst aan of de uitlener loonheffingen heeft betaald.

Recent heeft de Hoge Raad een uitspraak gedaan over de vraag of een afgegeven verklaring de aansprakelijkheid van de inlener kan beperken. De Hoge Raad heeft geoordeeld dat een inlener geen vertrouwen kan ontlenen aan een dergelijke verklaring. Dit is alleen anders als de Belastingdienst bij het eventueel verlenen van uitstel van betaling met de uitlener niet op de juiste manier zekerheden is overeengekomen, maar toch een positieve verklaring heeft afgegeven. Als de inlener dan te goeder trouw gebruikmaakt van de uitlener kan hij niet aansprakelijk worden gesteld.

Depotstelsel

Het g-rekeningenstelsel zal binnenkort worden vervangen door een depotstelsel. Een uitlener die zijn wederpartij de mogelijkheid wil bieden zijn aansprakelijkheidsrisico te beperken kan een depot bij de Belastingdienst aanvragen. Hierop kan de inlener dan geld storten. Het depotstelsel biedt in principe dezelfde mate van rechtsbescherming als het huidige g-rekeningenstelsel. Wanneer het depotstelsel in werking treedt is nog niet bekend.

Advies

Wilt u personeel inlenen check dan goed uw wederpartij. Beperk bovendien uw aansprakelijkheidsrisico door een bedrag van de aanneemsom op een g-rekening te storten. Vertrouw niet blindelings op een door de Belastingdienst afgegeven verklaring over het betalingsgedrag van de uitlener. De Hoge Raad heeft namelijk geoordeeld dat u hieraan in principe geen vertrouwen kunt ontlenen. Een g-rekening geniet veruit de voorkeur!

Bron: De SalarisAdviseur

Doorschuiven van periodieke gift naar erfgenamen fiscaal nadelig

Rechtbank Haarlem heeft recent een uitspraak gedaan over het gevolg voor de giftenaftrek in de inkomstenbelasting als erfgenamen een nalatenschap aanvaarden waarin een verplichting zit tot het doen van verdere periodieke schenkingen. Wanneer de erfgenamen uitvoering geven aan de verplichting tot periodieke schenking, ontbreekt echter het element vrijgevigheid. Dan is geen sprake meer van een aftrekbare gift in de zin van de inkomstenbelasting. Als de erflaatster deze verplichting niet zou hebben opgenomen, maar haar erfgenamen had vrijgelaten om nieuwe periodieke giften te doen aan de door haar gekozen algemeen nut beogende instelling en de periodieke giften ook overigens aan de fiscale voorwaarden hadden voldaan, dan zouden de erfgenamen de giften wel binnen de daarvoor geldende normen en beperkingen in aftrek kunnen hebben gebracht.

Volledig bericht

De procedure betrof -vereenvoudigd weergegeven- een vermogende erflaatster die in 2001 aan een stichting (een algemeen nut beogende instelling) een aanspraak verleende op periodieke uitkeringen in de vorm van een jaarlijkse overdracht van 16.000 certificaten van aandelen. De uitkeringen waren afhankelijk van twee levens: die van de erflaatster en die van een van haar zoons. De uitkering zou voor het laatst in 2005 plaatsvinden als de erflaatster en/of haar zoon nog in leven zouden zijn. De erflaatster overleed in 2002.

De uitvoering van de periodieke giften verliep na het overlijden wat moeizaam. In 2002 werd niet tot de levering van certificaten van aandelen overgegaan. Dit vond pas plaats in 2003, evenals de levering van certificaten over 2003 zelf. Een andere zoon van erflaatster (hierna: de erfgenaam) had in zijn aangifte inkomstenbelasting over 2003 een giftenaftrek geclaimd tot een bedrag van € 98.076. De inspecteur weigerde echter de giftenaftrek op diverse gronden.

De rechtbank nam onder meer het begrip ‘gift’ voor de toepassing van de giftenaftrek in de inkomstenbelasting in aanmerking. Giften zijn: bevoordelingen uit vrijgevigheid en verplichte bijdragen waar geen directe tegenprestatie tegenover staat. De rechtbank bekeek of de erfgenaam bij de verdere uitvoering van periodieke schenkingen had gehandeld uit vrijgevigheid. Tussen de erfgenaam en de inspecteur was niet in geschil dat de door de schenking van erflaatster in het leven geroepen verplichting tot levering van certificaten van de ten tijde van haar overlijden nog niet vervallen termijnen van lijfrente, door de verbondenheid van het tweede lijf (de broer van de erfgenaam), krachtens erfrecht onder algemene titel was overgegaan op de erfgenamen, waaronder de erfgenaam. Ook was niet in geschil dat de erfgenamen daarmee uitvoering hadden gegeven aan de door de moeder aan de stichting gedane schenking.

De rechtbank was het daarmee eens en verbond daaraan de gevolgtrekking dat door de aanvaarding van de nalatenschap door de erfgenaam, hij onder meer de verplichting had om uitvoering te geven aan de door zijn moeder gedane schenking door jaarlijkse levering van de resterende termijnen aan de stichting. Van vrijgevigheid van de erfgenaam was op het moment van levering van de certificaten aan de stichting geen sprake. Daarmee viel de basis weg voor de giftenaftrek van alle door de erfgenaam geclaimde posten. De rechtbank merkte voorts op dat, ook al zou ervan worden uitgegaan dat de erfgenamen wel zouden hebben gehandeld uit vrijgevigheid, dit in deze zaak toch niet had kunnen leiden tot giftenaftrek. In 2002 was geen termijn voldaan en de hoogte van de termijnen van 2002 en 2003 verschilden van elkaar. Als vereiste voor het aannemen van een periodieke gift geldt dat sprake moet zijn van vaste en gelijkmatige periodieke uitkeringen.

Opmerking
Met de gekozen opzet heeft de erflaatster weliswaar de zekerheid dat de periodieke giften aan de stichting ook na haar overlijden worden voortgezet, vanuit fiscaal oogpunt is het echter niet gunstig. Als de erflaatster deze verplichting niet zou hebben opgenomen, maar haar erfgenamen had vrijgelaten om nieuwe periodieke giften te doen aan de door haar gekozen algemeen nut beogende instelling en de periodieke giften ook overigens aan de fiscale voorwaarden hadden voldaan, zouden de erfgenamen de giften binnen de daarvoor geldende normen en beperkingen wel in aftrek kunnen hebben gebracht.

Bron: Rechtbank Haarlem, 2-2-2009, nr. 07/7219 (gepubliceerd 30-3-2009).